岸和田市議会 2022-06-29 令和４年庁舎建設特別委員会 本文 開催日:2022年06月29日
次に、文書の保存形態から行政文書を保管文書と保存文書に分類し、それぞれについてその方法を後に記載するとともに、電子文書についても定義してございます。
次に、文書の保存形態から行政文書を保管文書と保存文書に分類し、それぞれについてその方法を後に記載するとともに、電子文書についても定義してございます。
次に、文書の管理ルールについて、一旦削減した文書を適切に管理しながら、増やさずに、かつ持続的に行えるよう、公文書の作成、整理に関する要領、電子文書の取扱い、文書の保存期間などについて、現時点の文書実務と照らし合わせながら取扱いルールを更新し、明文化するよう、また最終的に文書管理規程の一部修正も視野に入れて検討を進めているところでございます。
本市においては、文書の発生から保存、廃棄までを電子文書として一元的、総合的に管理することができる文書管理システムを平成１８年から導入されており、文書の検索性の向上や情報の共有による事務の効率化などを図るほか、会計事務や人事管理などを含めた行政事務に係る統合型の内部事務システムの導入による電子化を進めていると事前に伺っておりますので、引き続き国の動向を注視しながら取り組んでいただきたいと思います。
内閣府、法務省、経済産業省は連名で、６月１９日、企業間の契約について押印をしなくても契約の効力に影響は生じないとする見解を表明、契約書が正しく成立したことを証明する押印以外の手段として、暗号技術を使って電子文書の作成者を証明する電子署名や、契約の成立過程を示すメール文書の保存によっても代替可能としております。 また、金融庁は６月９日、銀行印の見直しに向け、金融業界との検討会を立ち上げました。
その中で、電子決裁することによって、システムにも課題として原本性というものを担保するような仕組みを導入しまして、全ての公文書を電子文書化するというのはなかなか難しいのですけれども、部分的にでも前には進んでいきたいなと考えております。
その中で、電子決裁することによって、システムにも課題として原本性というものを担保するような仕組みを導入しまして、全ての公文書を電子文書化するというのはなかなか難しいのですけれども、部分的にでも前には進んでいきたいなと考えております。
◯雪本清浩委員 先日私、一般質問の中で、ＩＴ化を進めてくださいということで、当然そうなるとだんだん庁舎を訪れる機会も減ってくると思うのですけれども、ご答弁いただいたのは令和４年のシステム改修のときに、電子決済とか電子文書化、要するに電子自治体を目指して頑張っていくと答弁いただいたのですけれど、それは反映されていくのでしょうか、この計画の中に。
◯雪本清浩委員 先日私、一般質問の中で、ＩＴ化を進めてくださいということで、当然そうなるとだんだん庁舎を訪れる機会も減ってくると思うのですけれども、ご答弁いただいたのは令和４年のシステム改修のときに、電子決済とか電子文書化、要するに電子自治体を目指して頑張っていくと答弁いただいたのですけれど、それは反映されていくのでしょうか、この計画の中に。
職員の市民対応におけるレベル向上策、ごみ収集運搬業務委託業者への関係法令等の遵守の促進について ５．公用メールなどの電子文書の取り扱い規定について ６．空き家対策にかかわる小規模区分建物の啓発、相談等の対策について ７．教科書選定における行政側と出版業者との面談等に対する見解について 答弁 …………………………………………………………………………………………… 422
次に、行政の電子文書の取り扱いについてお尋ねをいたします。 職員１人に１台のノートパソコン配置をされてから１５年の時が流れました。当初はメールを配信することもできず、議会資料をメールで添付するようにと依頼したり、メールでの答弁調整を依頼しても、それすらできずに、資料をファクスや持参をする幹部職員が多くいましたが、今ではほとんどの職員がパソコンを使いこなしているようです。
いわゆるコンピューターを使う際の規定ですね、記録保持、いわゆるコンピューターそのものに残す場合だとかフロッピーディスクとかに残す場合とか、それを有効にするという規定と、もう一点は、利用者、または家族に対して事業所を使う際の重要事項説明書とか、そういうものを通常は文書で示して内容説明をして署名同意をいただくという形の手続が必要になってくるんですけども、その文書を示す際に、直接という方法以外にメール等で電子文書
◆田中 委員 教育研究所の情報化のあれありますやろ、電子文書化というのかな、ごめんなさい、ちょっと忘れてきた。これちょっと、もうちょっと詳しいに説明してもらえませんか。 ◎大石 教育センター参事 校務の電子化ということで、公簿の電子化等につきましても今後進んでいくということも含めまして、研究を含め進めていきたいという段階でございます。
供覧後は紙文書は文書ファイルに保存し、また文書管理システムで収受した文書は電子文書として当該システムで保存をしておりますので、いつでも情報公開に対応することができるようにいたしております。 以上です。 ○大島議長 山本消防長。
なお、収受または起案した文書につきましては、電子文書か紙文書かにかかわらず、すべて文書管理システムに登録し、廃棄処分までを管理いたしております。 次に書庫として活用しております南小学校の旧講堂につきましては、課別に割り振り、事務室から書庫への文書の移動、保存、廃棄処分までを文書管理規程に基づき管理を行っております。 次に２点目の職員採用試験の告知方法及び告知時期につきましてお答え申し上げます。
２ 市ホームページ活用のインターネットによる、２４時間ノンストップの全行政サービスのオンライン化（行政情報・申請・届出・電子調達など行政手続き全般）、全職員へメールアドレス配布によるペーパーレス化（電子文書・各種会議開催通知・業務関係資料等の配布・回覧など）の取り組み状況と進行管理を問う。
もう１点でございますが、現在までの、今後取り組むべきシステムにおける導入効果ということでございまして、本年４月からは御存じのとおり統合型の文書管理システムの稼働を予定しておりまして、これは電子文書、電子決裁によるペーパーレス化、あるいはそれに伴いましてバインダーとか、保管場所の削減、文書廃棄の自動化などが可能になるというふうに考えております。
◆（松平委員） 今おっしゃったのはまさに電子文書の取り扱いについて、まだ本庁舎内できちっとしたものが確立されてないからということでおっしゃっているんだが、そう言われると申しわけない、議員根性というのがむずむずと出てきて、そしたら確かに意思決定は必要だろうと。
平成１５年８月には、大阪府の全市町村が総合行政ネットワーク、いわゆるＬＧＷＡＮに接続を行いまして、電子申請や電子文書交換、ＬＧＷＡＮメール等の利用が可能となる基盤が整備されたところでございます。
電子自治体の推進を図るためには、電子文書管理システム等の庁内システムの整備も必要でございます。また、ご承知のように、厳しい財政下でもございます。したがいまして、費用対効果、さらには他市の状況等を見きわめながら、電子自治体の推進に取り組んでまいりたいと考えておりますので、よろしくお願い申し上げます。
まず１点目に自治体の業務の簡素化、ペーパーレス化を図り、作業時間の短縮、生産性の向上による行政改革に直結する電子文書管理システムの導入は当初平成１６年開発、スタートとなっていましたが、その進捗状況をお示しください。 ２点目に、本年９月に豊中市や八尾市など府下７市で共同導入する予定の電子入札システムについてであります。